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zuletzt bearbeitet: 27.11.23

Inhaltverzeichnis – Lesezeit: ca. 8 Minuten

• Das Pre-Boarding in der Pflege nicht unterschätzen
• Die 7 goldenen Regeln in der Einarbeitungszeit 
• Die Phasen der Einarbeitung in der Pflege
• Einarbeitungskonzept für die Pflege – Must Have Punkte
• Kann ein Einarbeitungskonzept für die Pflege digitalisiert werden?
• Fazit: Eine lohnende Herausforderung
• Häufig gestellte Fragen

Die Einführung neuer Pflegefachkräfte in Krankenhäusern, Pflegeheimen und anderen Pflegeeinrichtungen ist ein kritischer Schritt, der nicht nur die Integration neuer Mitarbeiter:innen, sondern auch die Sicherheit und Qualität der Patientenversorgung beeinflusst. Ein gut durchdachtes Einarbeitungskonzept ist daher von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das Pflegefachpersonal effektiv in seine neuen Aufgaben integriert wird. In diesem Artikel möchten wir einige wichtige Überlegungen für ein erfolgreiches Einarbeitungskonzept in der Pflege vorstellen.

• Studien belegen, dass die Fluktuation eines Mitarbeitenden nach 9 bis 12 Monaten Tätigkeit, ca. das Ein- bis Zweifache des Bruttojahreslohns an Fluktuationskosten verursacht.
• Erfolgreiches Onboarding kann für eine Bindungsrate von 91 % im ersten Beschäftigungsjahr sorgen.
• Eine Vollkosten-Betrachtung für die Einstellung von Mitarbeiter:innen geht von einem  Betrag von 15.000 bis 20.000 Euro pro Pflegefachkraft aus.

Highlights des Artikels 

• Die Einarbeitsungszeit ist eine individuelle Reise 
• Goldene Regeln helfen Mitarbeiter:innen wertzuschätzen
• Digitales Onboarding kann einen großen Teil übernehmen 
• Eine gute Einarbeitung lohnt sich (auch finanziell)

Das Pre Boarding in der Pflege nicht unterschätzen

Pre-Boarding in der Pflege bezieht sich auf den Prozess der Vorbereitung und Integration neuer Mitarbeiter:innen, bevor sie offiziell ihre Arbeit in der Pflegeeinrichtung aufnehmen. Das Pre-Boarding beginnt bereits bei der Stellenanzeige oder der Präsentation der Unternehmenswebsite. Hier wird viel Potential liegen gelassen.

Ein erfolgreiches Pre-Boarding kann dazu beitragen, dass neue Pflegefachkräfte einen reibungslosen Start haben und sich schnell in ihrem neuen Arbeitsumfeld zurechtfinden. Hier sind einige Ansätze, wie Pre-Boarding in der Pflege funktionieren kann:

Willkommenspaket und Informationen

• Bereiten Sie ein Willkommenspaket vor, das alle relevanten Informationen über die Organisation, ihre Werte, Struktur und wichtige Richtlinien enthält.
• Stellen Sie Informationen zur Verfügung, die es den neuen Mitarbeiter:innen: ermöglicht, sich bereits im Voraus mit dem Team, den Arbeitsabläufen und den Besonderheiten der Einrichtung vertraut zu machen.

Virtuelle Rundgänge und Einführungen

• Nutzen Sie Technologien für virtuelle Rundgänge durch die Pflegeeinrichtung. Zeigen Sie wichtige Bereiche, Einrichtungen und geben Sie einen Einblick in den Arbeitsalltag.
• Organisieren Sie virtuelle Treffen, bei denen neue Mitarbeiter:innen ihre zukünftigen Kollegen und Vorgesetzten kennenlernen können.

Schulungsmaterialien im Voraus bereitstellen

• Stellen Sie Schulungsmaterialien bereit, damit neue Mitarbeiter:innen sich mit den spezifischen Pflegeprotokollen, Verfahren und technologischen Tools vertraut machen können.
• Geben Sie den Zugang zu Schulungsvideos, die grundlegende Pflegepraktiken und -verfahren demonstrieren.

Zuweisung von Mentoren

• Benennen Sie erfahrene Pflegekräfte als Mentoren, die den neuen Mitarbeiter:innen als Ansprechpartner dienen können, noch bevor diese ihre Arbeit aufnehmen.
• Mentoren können dabei helfen, Fragen zu beantworten, Unsicherheiten zu klären und eine unterstützende Verbindung herzustellen.

Vorbereitung auf administrative Aufgaben

• Bieten Sie Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Vertragsunterzeichnung, Bereitstellung von notwendigen Unterlagen und Erläuterung von organisatorischen Richtlinien.

Virtuelle Schulungen und E-Learning

• Implementieren Sie virtuelle Schulungsprogramme, um neue Mitarbeiter:innen in relevanten medizinischen Verfahren, Patientenpflege und Sicherheitsprotokollen zu schulen.
• Ermöglichen Sie den Zugang zu E-Learning-Plattformen, auf denen Mitarbeiter:innen ihre Kenntnisse vertiefen können. Hier sind 17 Gründe wieso Sie eine E-Learning Plattform verwenden sollten.

Regelmäßige Kommunikation aufrechterhalten

• • Halten Sie regelmäßigen Kontakt mit den neuen Mitarbeiter:innen aufrecht, um offene Kommunikationskanäle zu schaffen und eventuelle Fragen oder Bedenken im Vorfeld anzusprechen.
  • Senden Sie regelmäßige E-Mails, die wichtige Informationen und Erwartungen für den ersten Arbeitstag enthalten.

Indem Sie diese Pre-Boarding-Maßnahmen in der Pflege umsetzen, können Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeiter:innen gut vorbereitet und motiviert in ihre neue Rolle starten können.

Nach dem Pre-Boarding beginnt die eigentliche Einarbeitung in den neuen Job. Hierfür haben sich vor allem in Bezug auf Mitarbeiter:innen folgende “goldene” Regeln bewährt. 

Die 7 goldenen Regeln in der Einarbeitungszeit

Bevor wir ins Detail gehen, sollten Sie sich die 7 goldenen Regeln der Einarbeitungsphase einprägen. Die 2006 durch Engelhardt beschriebenen Regeln haben nicht an Aktualität verloren und dienen als Leitlinie dafür, wie mit neuen Pflegefachpersonen in einem Unternehmen umgegangen werden sollte. 

1. Im Moment der Einarbeitung nimmt der neue Mitarbeiter:innen eine Schlüsselrolle ein.

2. Berücksichtigen Sie, dass Ihre Einführung nicht nur eine Präsentation des Unternehmens ist, sondern auch eine Vorstellung Ihrer eigenen Professionalität darstellt.“

3. Behalten Sie stets die verschiedenen Phasen der Einführung im Blick.“

4. Planen Sie, für die ersten Tage einen Mentor exklusiv für die Einarbeitung einzusetzen.“

5. Adressieren Sie auftretende Konflikte unverzüglich und transparent.“

6. Fördern Sie einen effizienten Informationsfluss während der Einarbeitungsphase.“

7. Beschäftigen Sie sich intensiv mit den Karrierezielen der neuen Mitarbeiter:innen.“

Folgende Punkte sollten in der Einarbeitungszeit ebenfalls nicht außer Acht gelassen werden:

•  Die Pflegefachperson als Individuum betrachten und nicht lediglich als Arbeitskraft oder reinen Kostenfaktor
•  Sensibel auf die Ideen, Bedürfnisse und Anliegen der Mitarbeiter:innen eingehen
•  Kontinuierliche Weitergabe von relevanten Informationen
•  Mitarbeiter:innen aktiv in Entscheidungsprozesse einbeziehen
•  Eigenständigkeit und Selbstverantwortung der Pflegefachpersonen fördern
•  Vertrauen und Sicherheit für die Mitarbeiter:innen schaffen

Auf einer Einheit (z.B: einer Station) arbeiten Pflegefachpersonen – in Bezug auf ihren Wissensstand –  in den unterschiedlichsten Phasen. Dies sollte sowohl für die neuen Mitarbeiter:innen, als auch für das bestehende Team bedacht werden. Folgend die Phasen der Einarbeitung im Pflegeberuf.

Die Phasen der Einarbeitung in der Pflege 

Beim Erlernen oder Vertiefen einer Aufgabe durchläuft ein Lernender fünf unterschiedliche Leistungsstufen: Anfänger, Fortgeschrittene Anfängerin/Fortgeschrittener Anfänger, Kompetent, Erfahren und Expertenstufe. Während dieses Prozesses unterliegen drei grundlegende Aspekte der Leistungsfähigkeit Veränderungen. Zum einen erfolgt eine Verschiebung weg vom Befolgen abstrakter Grundsätze hin zum praktischen Bezug auf konkrete Erfahrungen.

Stufe 1: Anfänger

Anfänger haben noch keine Erfahrungen in den Situationen, in denen sie arbeiten sollen. Um ihre Entwicklung zu fördern, benötigen sie umfassende Informationen. Ein charakteristisches Merkmal unerfahrener Mitarbeiter:innen ist ihre stark eingeschränkte Handlungsweise, weshalb sie stark auf Regelvorgaben angewiesen sind. Bei Eintritt in eine Organisation, unabhängig von vorheriger Berufserfahrung, befindet sich ein neuer Mitarbeiter:innen in der Anfängerstufe. Hier muss er sich zunächst mit der Unternehmens- und Teamdynamik vertraut machen.

Stufe 2: Fortgeschrittene Anfänger

Diese Gruppe hat bereits Situationen erlebt und Erfahrungen gesammelt, möglicherweise auch durch Mentoring. Ihre Leistung erfüllt oft bereits in gewissem Maße die Mindestanforderungen. Die Erkenntnis der Aspekt-Erfahrung ist jedoch nur möglich, wenn der Beteiligte über vorherige Erfahrungen verfügt. Dennoch können Anfänger und fortgeschrittene Anfänger nur einen kleinen Teil der Situation erfassen, da vieles noch fremd und neu ist. Fortgeschrittene Anfänger benötigen weiterhin Unterstützung in klinischen Situationen und Hilfe beim Setzen von Prioritäten. Ihre Arbeit muss weiterhin überwacht werden, da der fortgeschrittene Anfänger noch nicht den Blick für das Wesentliche entwickelt hat.

Stufe 3: Kompetente Pflegende

Kompetenz entwickelt sich in der Regel erst nach zwei bis drei Jahren in einem ähnlichen Berufsfeld. Die Bedeutung von Handlungen, Zielen und Plänen wird nun klar. Organisiertes und effizientes Arbeiten entfaltet sich, und es entsteht das Gefühl, den Anforderungen und Aufgaben gewachsen zu sein.

Stufe 4: Erfahrene Pflegende

Diese Gruppe lernt aus eigenen Erfahrungen und betrachtet Situationen aus verschiedenen Perspektiven. Situationen werden als Ganzes und nicht mehr nur als isolierte Aspekte wahrgenommen. Die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen, wird erleichtert, und erfahrene Pflegende sind in der Lage, in außergewöhnlichen Situationen schnell zum Kern des Problems vorzudringen.

Stufe 5: Pflegeexpert:innen

Pflegeexperten können fast jede Situation intuitiv erfassen und den Kern ohne Zeitverlust verstehen. Auf dieser Ebene können Pflegepersonen aufgrund ihrer Fähigkeiten wertvolle Beiträge leisten und Kollegen durch umfangreiche Erfahrung beratend zur Seite stehen.

Einarbeitungskonzept für die Pflege – Must Have Punkte 

1. Individualisierte Einarbeitungspläne erstellen

Mitarbeiter:innen bringen unterschiedliche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse mit sich (alleine durch die verschiedenen Berufsgruppen innerhalb der Pflege). Ein standardisiertes Einarbeitungskonzept mag zwar einen Rahmen bieten, aber die Integration sollte auf den individuellen Bedürfnissen jedes neuen Teammitglieds basieren. Erstellen Sie daher individualisierte Einarbeitungspläne, die den Hintergrund und die Fähigkeiten der Pflegefachkraft berücksichtigen. Dies ermöglicht eine gezielte Förderung und Integration in das bestehende Team.

2. Praxisnahe Schulungen und Anleitungen

Theoretisches Wissen allein reicht in der Pflege nicht aus. Praxisnahe Schulungen und Anleitungen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Personal die erworbenen Kenntnisse effektiv in die tägliche Versorgung umsetzen kann. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur medizinisches Fachwissen, sondern auch die spezifischen Abläufe und Routinen Ihrer Einrichtung.

3. Die Rolle der Führungskraft 

Die Führungskraft trägt die Verantwortung dafür, welchen ersten Eindruck neue Mitarbeiter:innen über den neuen Arbeitsplatz gewinnt. Es liegt in ihrer Verantwortung, neue Mitarbeiter:innen erfolgreich in das Team zu integrieren. Die Planung der Einarbeitung setzt bereits im Vorfeld ein und erfordert, vor dem Eintritt der Pflegefachperson mit der Planung zu beginnen.

3. Mentoring-Programme etablieren

Die Einführung neuer Mitarbeiter:innen sollte nicht nur durch formelle Schulungen erfolgen. Mentoring-Programme, in denen erfahrene Pflegekräfte als Mentoren fungieren, können eine wertvolle Ergänzung sein. Dies fördert nicht nur den sozialen Zusammenhalt im Team, sondern bietet auch eine direkte Anlaufstelle für Fragen und Unsicherheiten.

4. Regelmäßige Feedback-Mechanismen implementieren

Ein kontinuierlicher Austausch zwischen neuen Mitarbeiter:innen und den Vorgesetzten ist entscheidend für eine erfolgreiche Einarbeitung. Implementieren Sie regelmäßige Feedback-Gespräche, um die Fortschritte zu überprüfen, eventuelle Herausforderungen zu identifizieren und Anpassungen am Einarbeitungsplan vorzunehmen.

Feedback- oder Orientierungsgespräche dienen dazu,neuen Mitarbeiter:innen Rückmeldungen zur Arbeit zu geben. Innerhalb dieses Rahmens besteht auch die Möglichkeit für Mitarbeiter:innen, Rückmeldungen an die Führungskraft zu geben. Die Struktur eines Gesprächs spielt dabei natürlich eine entscheidende Rolle. Durch derartige Gespräche gewinnen die Mitarbeiter:innen an Sicherheit und Klarheit. Die Führungskraft kann aus dem Dialog erkennen, auf welchem Stand sich neue Mitarbeiter:innen befinden und kann gezielt unterstützen und fördern. Somit erhalten Mitarbeiter:innen die Gelegenheit, den aktuellen Wissensstand mitzuteilen. Es kommt gelegentlich vor, dass neue Mitarbeiter:innen zusätzliche Zeit für die Einarbeitung benötigten Orientierungsgespräche stellen ein wertvolles Instrument dar, um gegenseitig Erkenntnisse zu gewinnen und sich miteinander auszutauschen.

5. Stressbewältigung und Selbstfürsorge betonen

Der Pflegeberuf kann anspruchsvoll und stressig sein. Integrieren Sie Schulungen zur Stressbewältigung und Selbstfürsorge in das Einarbeitungskonzept, um sicherzustellen, dass das Pflegepersonal nicht nur für die Patienten, sondern auch für sich selbst sorgen kann. Themen wie Resilienz, Motivation und Schlaf sollten auf keinen Fall unterschätzt werden.

Kann ein Einarbeitungskonzept für die Pflege digitalisiert werden?

Ja, das ist natürlich möglich. Große Teile der Einarbeitung können digitalisiert und als interaktive Reise für Pflegefachpersonen gestaltet werden. Spezialisierte Unternehmen können Ihnen hier weiterhelfen und ein einzigartiges Onboarding Erlebnis schaffen. Und das über mehrere Monate hinweg. Kombiniert mit interaktiven Lernvideos können Pflegefachpersonen dort abgeholt werden, wo sie sich in ihrer Entwicklung befinden. Macht es Sinn, in der ersten Woche ein Lernvideo über Delir anzusetzen? Nein. Nach 3 Monaten würde es sich aber anbieten. Und da dies automatisiert abläuft, müssen Sie sich als Pflegeleitung keine Gedanken darum machen.  

„Mit unserem interaktiven Onboarding verhelfen wir Unternehmen zu einer längeren Bindung. Versuchen Sie es!“

Fazit: Erfolgreiche Einarbeitung in der Pflege ist eine lohnende Herausforderung 

Ein gut durchdachtes Einarbeitungskonzept ist der Schlüssel zur Qualitätssicherung in der Pflege. Indem Sie die Bedürfnisse und Fähigkeiten der neuen Mitarbeiter:innen berücksichtigen, praxisnahe Schulungen anbieten, Mentoring-Programme etablieren, regelmäßiges Feedback ermöglichen und die Bedeutung von Stressbewältigung betonen, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Integration neuer Pflegefachkräfte. Investieren Sie in die Einarbeitung, um langfristig die Qualität der Patientenversorgung in Ihrer Einrichtung zu gewährleisten.

Häufig gestellte fragen zum Einarbeitungskonzept in der Pflege

Wie lange dauert eine Einarbeitung in der Pflege?

Je nach Position mehrere Wochen bis Monate. Studien zeigen, dass Mitarbeiter:innen ca. nach einem halben Jahr voll arbeitstüchtig sind. Erste eigene Schritte (Visite führen, Nachtdienst machen) können natürlich schon in den ersten sechs Wochen erfolgen. 

Wer darf neue Mitarbeiter:innen einarbeiten?

Das entscheidet die Pflegeleitung. Im Idealfall gibt es ein Mentoring für neue Mitarbeiter:innen. Grundsätzlich kann aber jede Pflegefachperson neue Kolleg:innen an diverse Aufgaben heranführen. Sinn macht es natürlich auch nur in einer gewissen Hierarchie (DGKP/BSc. untereinander, PFA zu PA, etc.). 

Wie sieht eine gute Einarbeitung aus?

Salopp formuliert: Wenn neue Mitarbeiter:innen nach einer gewissen Zeit ins Team integriert und eigenständig in ihrem Tätigkeitsbereich arbeiten können, dann war die Einarbeitung gut. Wie im Artikel beschrieben gibt es viele Dinge, die bedacht werden müssen, um die Einarbeitungszeit in der Pflege so erfolgreich wie möglich zu gestalten.

Quelle: Engelhardt, S.: Neue Mitarbeiter:innen:innen erfolgreich einarbeiten, 1. Auflage, W. Kohlhammer Druckerei GmbH & Co. KG, Stuttgart 2006.

Thomas Endl ist Mitgründer der Medinius GmbH. Er war mehr als 10 Jahre als DGKP in verschiedensten Rollen tätig und möchte die Art und Weise wie Pflegefachperson lernen auf innovative Weise verbessern.